Schweizerinnen und Schweizer sowie ausländische Staatsangehörige, die zu einer Schweizerin oder einem Schweizer in einem familienrechtlichen Verhältnis stehen, müssen ausländische Ereignisse, Erklärungen und Entscheidungen, die den Zivilstand betreffen, der für ihren ausländischen Wohnsitz zuständigen Schweizer Vertretung melden.
In der Regel wird eine den Zivilstand betreffende Entscheidung oder Urkunde aufgrund eines Entscheids der kantonalen Aufsichtsbehörde im Zivilstandswesen ins schweizerische Zivilstandsregister «Infostar» eingetragen. Die Einreichung der ausländischen Dokumente bei der Behörde erfolgt grundsätzlich über die zuständige Schweizer Vertretung im Ausland.
Die im Register Infostar einzutragenden ausländischen Zivilstandsurkunden unterscheiden sich je nach dem Land, in dem sie ausgestellt wurden, erheblich voneinander. Allgemein ist es erforderlich, sie vor der Einreichung an die zuständige Schweizer Vertretung von der zuständigen Behörde des Landes, in dem sie ausgestellt wurden, beglaubigen (oder mit einer Apostille versehen) zu lassen. In Ländern, in denen die Gefahr betrügerischer Angaben zum Zivilstand besteht, müssen diese Urkunden häufig von einem Büro von Vertrauensanwälten der zuständigen Schweizer Vertretung überprüft werden, was für die betroffenen Personen mit Zeit und Mühe verbunden sein kann. Die dabei anfallenden Kosten tragen sie selbst.
Die Schweiz hat nicht mit allen Staaten einen Vertrag geschlossen, der die Bestätigung der Echtheit einer zur Verwendung im Ausland bestimmten öffentlichen Urkunde erleichtert. Somit lassen sich die Staaten vier Kategorien zuordnen:
